Siklus Penjualan

Atribut Tabel-tabel dalam Siklus Penjualan

Berikut disajikan atribut untuk setiap tabel dalam database penjualan. PK merupakan kependekan dari Promary Key (Kunci Primer).Sedangkan FK merupakan kependekan dari foreign key.

Tabel Persediaan
PK: Kode Produk
Atribut: Deskripsi produk, kos per unit, harga jual per unit, kuantitas di tangan, titik reorder

Tabel Kas
(tabel Kas diperlukan jika perusahaan menerima ragam pembayaran, seperti tunai, debet bca, kartu kredit, dan transfer bank)
PK: Kode Kas
Atribut: Nama rekening, nomor rekening, jenis rekening (giro atau tabungan), satuan mata uang (IDR atau USD), nama bank, cabang bank, saldo kas.

Tabel Konsumen
PK: Kode Konsumen
Atribut: Nama konsumen, alamat, kota, kode pos, nomor telpon, kontak person, alamat web, contact email.

Tabel Salesman
(Tabel Salesman ini dapat digabungkan dengan tabel karyawan.)
PK: Kode Salesman
Atribut: Nama salesman,  alamat, kota, kode pos, nomor telpon, tanggal lahir, status pernikahan, jumlah anak, masa kerja, tanggal mulai bekerja.

Tabel Karyawan

PK: Kode Karyawan
Atribut: Nama karyawan,  alamat, kota, kode pos, nomor telpon, tanggal lahir, status pernikahan, jumlah anak, masa kerja, tanggal mulai bekerja, departemen saat ini.

Tabel Pesanan Konsumen
PK: Nomor Surat Order
Atribut: Tanggal pesan, tanggal minta dikirim,
FK: Kode konsumen, kode salesman

Tabel Penjualan
PK: Nomor Faktur
Atribut: Tanggal, nilai penjualan, uang muka, PPN, beban angkut, total piutang.
FK: Nomor Surat oRder, kode konsumen

Tabel Penerimaan Kas
PK: Nomor kuitansi
Atribut: Tanggal, jumlah kas diterima,
FK: Kode karyawan, kode konsumen, nomor faktur, nomor surat order, kode kas

Tabel Detil Pesanan Konsumen
Atribut: jumlah dipesan,
FK: nomor surat order, kode persediaan

Tabel Detil Penjualan

Atribut: jumlah dikirim (dijual),
FK: nomor faktur, kode persediaan

Variasi dalam atribut, tentu saja masih bisa terjadi, mengingat penentuan atribut juga dipengaruhi oleh karakteristik usaha.

Tabel dalam Database Siklus Penjualan

Tabel-tabel dalam databse untuk siklus penjualan (dalam perusahaan dagang yang menjual barang secara kredit) adalah sebagai berikut.

1. Tabel Persediaan 
2. Tabel Kas (tabel Kas diperlukan jika perusahaan menerima ragam pembayaran, seperti tunai, debet bca, kartu kredit, dan transfer bank)
3. Tabel Konsumen
4. Tabel Salesman
5. Tabel Karyawan
6. Tabel Pesanan Konsumen
7. Tabel Penjualan
8. Tabel Penerimaan Kas
9. Tabel Detil Pesanan Konsumen
10. Tabel Detil Penjualan
11. Tabel Detil Penerimaan Kas

Kebutuhan tabel antar perusahaan bisa berbeda-beda tergantung kebijakan bisnis dan karakteristik usaha suatu perusahaan. Hubungan antara tabel Penjualan (7) dan Tabel Penerimaan Kas (11) bisa one to one, one to many, many to one, atau bahkan many to many. Lihat artikel penulis tentang Relationship antar Entitas. Demikian juga, hubungan antara Tabel Pesanan Konsumen dengan Tabel Penjualan bisa beragam.

Sebagai contoh, ada perusahaan yang menetapkan bahwa satu pesanan akan dilayani hanya dengan satu penjualan. Jadi, andai ada konsumen memesan 100 unit kursi dan ternyata di gudang hanya ada 60 unit kursi,  maka perusahaan hanya akan mengirim 60 unit kursi. Tidak ada usaha bagi perusahaan untuk mencari 40 unit kursi dan dikirimkan kembali agar pesanan 100 unit terpenuhi. Jika pembeli memang masih berminat dengan 40 kursi, maka pembeli akan kembali mengirimkan pesanan dan siklus penjualan akan dimulai dari awal lagi. Dalam kasus ini, relationship tabel pesanan dan tabel penjualan adalah one to one.

Berbeda dengan perusahaan yang berkomitmen melayani back order. Jika ada konsumen yang memesan 100 unit kursi. Sementara dii gudang hanya tinggal 60 unit kursi, maka perusahaan akan mengirimkan 60 unit kursi tersebut. SEtelah perusahaan mendpat kiriman dari pabrik, maka perusahaan akan segera mengirimkan 40 unit kursi tambahan, tanpa kosumen perlu memproses order dari awal lagi. Dalam kasus kedua ini, relationship antara tabel pesanan dan tabel penjualan adalah one to many.

Relationship antar entitas

Entitas adalah apapun yang datanya perlu disimpan oleh sebuah perusahaan. Dalam merancang database, selain harus menentukan entitas, perancang juga mesti menentukan relationship antar entitas tersebut. Relationship antar entitas ditentukan oleh kebijakan bisnis perusahaan.

Sebagai contoh, kita akan melihat relationship antara Penjualan dengan Penerimaan Kas. Pertama, kita akan melihat kasus penjualan tunai (seperti di swalayan). Di swalayan, penjualan terjadi bersamaan dengan penerimaan kas. Satu bukti transaksi yaitu struk cash register dipakai sebagi bukti penjualan dan sekaligus sebagai bukti penerimaan kas. Hubungan antara event penjualan dengan penerimaan kas adalah one to one.

Contoh kedua, kita akan menggunakan kasus penjualan kredit (yang benar-benar penjualan kredit). Misalkan seorang pengusaha bergerak dalam usaha jual beli sepeda motor bekas. Dalam menjual, dia juga memberi kesempatan kepada konsumen untuk mengangsur. Dalam kasus ini, satu transaksi penjualan akan diikuti dengan beberapa kali pembayaran. Atau dengan bahasa lain, satu nota penjualan kredit akan terkait dengan banyak kuitansi. Nota penjualan sebagai bukti transaksi penjualan. Sedangkan kuitansi sebadai dokumen untuk merekam transaksi penerimaan kas.Dalam kasus kedua ini, hubungan antara event penjualan dengan event penerimaan kas adalah one to many.

Contoh ketiga. Duluuu, pada saat penulis bekerja di sebuah swalayan, salah seorang distributor barang memilih untuk mengantarkan barang setiap kali kita telpon bahwa stok habis. Dalam satu bulan, mereka bisa mengantar barang hingga empat sampai enam kali. Nanti, pada akhir bulan, sales distributor tersebut baru menyerahkan tagihan (yang meliputi empat sampai enam nota, tergantung berapa kali dia mengirimkan barang). Jadi,setiap kali mengirim barang, dia membuat nota penjualan. Daalm kasus ini, empat nota penjualan akan dilunasi satu kali (setiap akhir bulan). Bagi si distributor, hubungan antara penjualan (pengiriman barang) dengan penerimaan kas adalah many to one (many penjualan terkait dengan one penerimaan kas).

Contoh keempat, kita akan melihat kasus hubungan penjualan dengan penerimaan kas yang many to many. Apakah ada? Kita akan melihat kassu kartu kredit. Perusahaan kartu kredit itu melayani penjualan jasa "mbayari dulu." Jadi, semisalkan penulis memiliki kartu kredit Bank TUVW, penulis bisa berbelanja ke berbagai toko dengan membawa kartu kredit tersebut. Yang berarti, penulis membeli barang tanpa membayar. Setiap kali penulis membeli dengan memakai kartu kredit, toko-toko tersebut akan mencetak  nota pemakaian kartu kredit. Satu kali dalam sebulan, bank TUVW akan mengirim tagihan ke penulis. Dalam tagihan tersebut, tersaji nomor nota, tanggal transaksi serta nilai rupiah seluruh transaksi dengan kartu kredit. Penulis boleh memlih untuk membayar lunas seluruh tagihan atau mengangsur.  Jadi, bagi perusahaan kartu kredit, banyak nota transaksi pemakaian kartu kredit, bisa diikuti dengan banyak bukti penerimaan kas dari pengguna kartu kredit. Jadi, hubungan antara penjualan dengan penerimaan kas adalah many to many.

Sistem Informasi adalah Seni

Sistem informasi setiap perusahaan berbeda-beda. Perbedaan ini disebabkan oleh beberapa hal berikut ini.

1. Ada banyak pilihan sistem informasi yang tersedia bagi perusahaan. Perusahaan bisa memilih mencatat transaksi keuangan secara manual atau dengan bantuan teknologi informasi. Jika perusahaan memilih memanfaatkan teknologi informasi, perusahaan dapat memilih untuk menggunakan excel, atau menggunakan generalized accounting software (seperti MYOB atau Peachtree), atau perusahaan memilih customized accounting information system. Dengan customized accounting information system, berarti perusahaan memilih konsultan (internal atau eksternal) untuk merancang sistem informasi bagi perusahaan
2. Perbedaan kedua disebabkan oleh karakteristik usaha yang memang berbeda. Pilihan jenis usaha dan pilihan kebijakan bisnis mengakibatkan perbedaan rancangan sistem yang mesti dibuat. Sebagai contoh, rancangan dokumen untuk sebuah tailor akan berbeda dengan rancangan dokumen persewaan mobil. Demikian juga, pilihan kebijakan menyebabkan perbedaan rancangan sistem informasi. Sebagai contoh, apakah perusahaan menetapkan bahwa pemesan barang harus membayar uang muka dan tanpa uang muka pesanan tidak akan diproses. Perusahaan lain, tidak mewajibkan konsumen membayar uang muka, malah ada perusahaan yang memberi kesempatan kepada konsumen untuk membeli secara kredit.Perusahaan yang sama-sama memberi kredit pun dapat menerapan kebijakan yang berbeda. Sebagai contoh perusahaan yang pertama mewajibkan konsumen untuk melunasi faktur terdahulu sebelum kembali melakukan pesanan. Sementara perusahaan lain, tidak mewajibkan konsumen melunasi faktur sebelumnya. Mereka boleh kembali berhutang, asalkan total faktur yang belum lunas tidak melebihi limit kredit.

Oleh karena itu, penulis menganggap perancangan sistem informasi sebagai satu seni. Kebanyakan buku akuntansi hanya mengajarkan satu contoh kasus rancangan di perusahaan dagang. Rancangan dokumen, rancangan flowchart, rancangan DFD dan rancangan database yang diulas dalam setiap buku, tidak otomatis dapat diterapkan di semua jenis perusahaan. Adakalanya kita mesti melakukan sedikit (bahkan banyak) modifikasi. Menambah field, menghapus field dan lain sebagainya.

Tidak berarti buku-buku SIA tidak memberikan hal yang berguna. Hanya saja, setelah kita memahami satu kasus yang diulas dalam sebuah buku, kita mesti siap melakukan modifikasi agar sebuah rancangan benar-benar sesuai dengan karakteristik suatu perusahaan tertentu.

SISTEM PENJUALAN

TUJUAN SISTEM PENJUALAN
Tujuan sistem penjualan adalah:

• Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat
• Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit
• Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen
• Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat
• Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat
• Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang
• Untuk menjaga keamanan produk
• Untuk menjaga kas perusahaan

INPUT SISTEM PENJUALAN

(yang berarti ragam dokumen dalam siklus penjualan).Jangan terkejut melihat banyaknya dokumen dalam siklus penjualan ini. Beberapa nama dokumen sebenarnya dapat merupakan rangkap dari dokumen yang lain. Fokus pada bahasan ini adalah fungsi dari dokumen.

• Order konsumen. Order yang dikirim oleh konsumen
• Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
• Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
• Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.
• Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
• Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.
• Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.
• Sales invoice. Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.
• Remittance advice. Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.
• Deposit slip. Slip setoran di bank.
• Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
• Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.
• Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
• Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
• Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
• Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
• Cash register receipt. Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.

OUTPUT SISTEM PENJUALAN

• Order konsumen yang belum terpenuhi
• Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur)
• Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim
• Jurnal penerimaan kas
• Daftar memo kredit
• Daftar umur piutang

PENGENDALIAN INTERNAL
Paparan Risiko yang dihadapi dalam siklus penjualan

• Penjualan kredit kepada konsumen yang sebenarnya tidak layak menerima kredit, perusahaan dapat rugi karena piutang macet.
• Kelewat mecatat pengiriman barang atau mengirim barang dan lupa membuatkan tagihan (faktur). Perusahaan rugi karena tidak akan pernah menerima kas dari pengiriman tersebut.
• Kesalahan dalam membuat faktur (salah jumlah atau salah harga). Konsumen bisa marah atau perusahaan bisa rugi, menagih terlalu rendah.
• Salah posting, sehingga catatan akuntansi yang dihasilkan salah.
• Penjualan kredit fiktif, sehingga saldo penjualan dan piutang perusahaan menjadi terlalu besar.
• Pencurian produk jadi perusahaan
• Penghapusan piutang konsumen oleh karyawan yang tidak memiliki wewenang, sehingga perusahaan tidak akan pernah menerima kas dari piutang tersebut.
• Pencurian kas oleh orang yang bertanggung jawab untuk memegang kas.
• Lapping.
• Akses terhadap data piutang dan persediaan oleh orang yang tidak berwenang.
• Virus.
• Pencurian data konsumen (misal transaksi melalui web)
• Bertransaksi menggunakan kartu kredti curian
• Kegagalan server.

Detail dari beberapa risiko ini, penulis ulas dalam buku tentang Karyawan bisa Menjadi Tikus dan Monster Penghisap Darah Perusahaan.. 

Pengendalian Umum:

• Pengendalian organisasi. Prinsip umum, bagian pemegang harta kekayaan organisasi mesti terpisah dengan bagian pencatatan. Personel pengembang sistem (yang mengetik dan memodifikasi program) mesti terpisah dengan personel yang menggunakan dan mengoperasikan sistem.
• Pengendalian dokumentasi. Ada dokumentasi yang lengkap, seperti dokumentasi formulir yang digunakan, flowchart, struktur database, laporan dan output sistem, serta kebijakan manajermen terkait dengan persetujuan kredit, penghapusan piutang macet dan lain sebagainya.
• Rekonsiliasi aktiva dengan catatan perusahaan.
• Pengendalian praktik manajemen. Manajer mesti memperkerjakan programer dan akuntan yang kompeten. Pengembangan dan perubahan sistem mesti melalui prosedur yang jelas, ada persetujuan awal, pengujian dan penandatanganan perubahan. Audit atas siklus penjualan. Manajer mereview laporan-laporan yang dihasilkan sistem.
• Pengendalian otorisasi.
• Pengendalian akses. Meliputi terminal dengan fungsi yang terbatas, hanya untuk mencatat penjualan dan penerimaan kas; Log untuk merekam semua transaksi penjualan dan penerimaan kas pada saat user masuk ke dalam sistem; Backup secara rutin; Gudang yang terkunci.

Pengendalian Aplikasi

• Dokumen yang bernomor urut tercetak terkait dengan penjualan, pengiriman barang dan penerimaan kas.
• Validasi data yang diinputkan ke dalam aplikasi penjualan
• Koreksi kesalahan pada saat input data, sebelum data diproses lebih lanjut.

Contoh validasi data:
Detail arti setiap validasi data tersebut dapat dilihat dalam bahasan Pengendalian Aplikasi.

• Validity check (data nya sesuai tidak dengan yang ada di dalam master file)
• Self checking digit
• Field check (type data)
• Limit check
• Range check
• Sign check
• Completeness check
• Echo check
• Batch control total